在应对FDA数据完整性警告信时，CAPA（纠正和预防措施）计划的撰写与提交是核心环节，需确保整改措施真实、系统、可持续，以符合FDA对数据完整性的严格要求。以下是CAPA计划撰写与提交的要点：

一、CAPA计划撰写要点

1. 问题描述

• 真实性：确保问题真实存在，而非仅基于感知或推测。

• 明确性：用简单明了的术语定义问题，明确问题的性质、影响范围、发生时间和地点。

• 来源说明：详细描述问题的来源，如客户投诉、内部审核、生产过程中发现的异常等。

2. 根本原因分析

• 深入调查：进行深入调查以确定问题的根本原因，避免仅停留在表面原因（如“员工操作失误”）。

• 分析工具：可使用鱼骨图、5个为什么、故障树分析、失效模式与影响分析（FMEA）等工具进行根本原因分析。

• 系统性分析：挖掘问题背后的系统性原因，如培训不足、缺乏二级审核、质量体系失效等。

3. 纠正措施

• 具体性：制定具体的纠正措施以解决已发生的问题，明确纠正措施的具体步骤、责任人及实施时间。

• 全面性：确保纠正措施覆盖所有相关方面，如修订文件制度、升级生产设备、开展专项培训、更换供应商等。

• 可行性：确保纠正措施具有可行性，能够在规定时间内有效实施。

4. 预防措施

• 风险评估：评估潜在风险，并采取措施减轻或消除这些风险。

• 系统性预防：制定并实施系统性预防措施，如建立吹哨人制度、加强数据完整性培训、引入电子数据管理系统等。

• 文化层面：通过高管承诺“质量优先”等绩效指标，营造合规文化。

5. 验证措施的有效性

• 验证方法：明确验证纠正和预防措施有效性的方法，如提供修订后的文件、培训考核记录、设备校准报告、连续多批产品检测数据等。

• 数据支持：记录验证结果和相关数据，以证明问题已得到解决且不会再次发生。

6. 报告结构

• 标题和概述：包含明确的标题，概述问题、目的和主要发现。

• 问题说明：详细描述问题，包括问题的性质、影响范围、发生时间和地点等。

• 根本原因分析：详细阐述根本原因分析的过程和结果。

• 纠正和预防措施：分别列出纠正措施和预防措施的具体步骤、责任人和实施时间表。

• 验证结果：报告验证措施有效性的结果，包括相关数据和分析。

• 结论和建议：总结CAPA活动的结果，提出改进建议。

• 附件和参考文献：包含相关的支持文件、数据表格、图表、参考文献等。

二、CAPA计划提交要点

1. 归档和记录

• 中央数据库归档：所有CAPA报告都必须在中央数据库中归档，以便所有质量人员都能了解问题并采取相应的措施。

• 完整保存：报告及其支持文件应保存完整，以便追溯和审核。

2. 审查和批准

• 指定人员审查：CAPA报告必须由组织内的指定人员审查和批准，以确保纠正和预防措施的充分性和有效性。

• 双重审核：整改计划需经内部法务、质量部门及外部专业机构双重审核，避免因整改方向错误导致二次违规。

3. 符合法规要求

• 法规遵循：CAPA报告必须符合FDA的法规要求，如21 CFR Part 820等。

• 持续改进：CAPA活动应被视为一个持续改进的过程，制造商应定期评估CAPA系统的有效性，并进行必要的更新和改进。

4. 提交时限

• 及时提交：需在FDA规定的时限内（通常为15个工作日）提交整改计划。

• 阶段性目标：若部分整改措施需较长时间（如设备升级、临床数据补充），需在计划中明确阶段性目标与时间节点，说明延期理由并获得FDA认可。

5. 沟通与跟进

• 主动沟通：提交后1-2个工作日内，通过邮件或电话与FDA对应的监管部门确认收到，并表达积极配合整改的态度。

• 快速响应：若FDA对整改计划提出补充要求（如增加某环节的验证数据），需在规定时间内快速响应，避免因沟通滞后导致整改延误。